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自動添加先生或女士,這樣的郵件合并用過嗎?

2018-06-23  作者:ExcelHome  閱讀:
今天和大家分享IF域的簡單用法
郵件合并中也可以使用【IF】,比如在批量生成邀請函時,通過對性別男女判斷,智能的在嘉賓名稱后方添加【先生女士】的尊稱,讓文檔體現出我們工作更用心、更真誠。

一、準備工作
邀請函模板



將源數據整理到EXCEL中整理出來,比如下圖,按姓名、性別、職務、單位、通訊地址、郵政編碼等字段對邀請人信息進行登記。


二、開始郵件合并
第一步:單擊【郵件】選項卡-【開始郵件合并】,選擇【普通Word文檔】。


第二步:單擊【選擇收件人】-選擇【使用現有列表】。


第三步:選擇數據源


第四步:光標移動到【尊敬的】后方,單擊插入【合并域】,選擇【姓名】字段。


插入【姓名】字段后,效果如下圖。


第五步:此時單擊預覽結果。稱謂顯示的是“尊敬的回頭”、“尊敬的開心妙妙”,這樣的邀請函缺少尊稱顯然不夠禮貌。



三、插入IF域
此時我們可以利用Word實現智能的判斷,在【姓名】字段后加上【先生女士】。在Word當中,我們可以這樣做,在【姓名域】后面加一個規則【如果…那么…否則…】。


其實這個跟EXCEL的IF函數,語法是一樣的。首先單擊【編寫和插入域】功能組的【規則】,彈出【插入Word域:IF】對話框。


域名選擇【性別】,比較對象輸入【男】,接著在下方的【則插入此文字】輸入【先生】,【否則插入此文字】中輸入【女士】,單擊確定。接著應用格式刷,將返回結果的字體設置為一樣。


最后我們預覽結果,檢查無誤后,直接生成單個文檔,這樣整個郵件合并就完成了。



四、認識IF域
接下來,我們看一看實現智能判斷返回的先生女士,實際上設置的是什么?
其實上,它是Word的IF域,判斷【性別】字段是否為男,是男就返回先生,否則返回女士。


我們按【Shift+F9】切換域代碼,可以看出這IF域實際上是嵌套域,引用的是【性別】字段。

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